WinZip - 企業向けクラウドファイル共有とストレージについて知っておくべきこと

WinZip – 企業向けクラウドファイル共有とストレージについて知っておくべきこと

By ジャパンマーケティング

世界的な感染流行により、多くの企業の業務方法が根本的に変化し、現在ではグローバル企業の55%がリモートワークまたはハイブリッドワークのための何らかの方法を提供しています。リモートワークやハイブリッドモデルで働く従業員のうち、50%がノートパソコンやスマートフォンなどの個人用デバイスで業務データにアクセスしています。

このようなリモートワークとデジタルアクセスの増加に伴い、社外でのファイル共有（複数のユーザー間でファイルを共有する方法）のニーズも増え続けています。

Flexera の「2020 State of the Cloud Report」によると、2020年末までに、企業の93%がデータストレージソリューションのためにマルチクラウド戦略を、87%がハイブリッドクラウド戦略を導入しているとのことです。

クラウドファイル共有は、オンプレミスのソフトウェアソリューションではなく、クラウドコンピューティングシステムを通じて機能するため、クラウドストレージシステムへのニーズも高まり続けています。ガートナー社は、2024年までに企業向けクラウドストレージ分野が15%近く成長すると予測しています。これは、2020年の同分野の成長率5%からすると、大きな違いです。

オンプレミスサーバーからファイル共有やクラウドストレージに移行する企業が増える中、いくつかの課題も発生しています。クラウドサービスへの支出管理する際のリソースの不足から、これらのシステムの管理に至るまで、さまざまな問題が生じています。

また、サイバーセキュリティの問題も深刻化しています。従業員が公共Wi-Fiなどの安全でないネットワーク経由でファイルストレージ・システムにアクセスすることが多いため、データの盗難、ランサムウェア、ウイルスなど、サイバーセキュリティ上のリスクが高まっています。

この記事では、企業におけるクラウドストレージの活用方法と、企業におけるクラウドファイル共有とストレージのメリットとデメリットを紹介します。

企業におけるクラウドファイル共有とストレージの利用方法

企業におけるクラウドファイル共有とクラウドストレージの利用方法には、以下のような例があります。

データストレージ　データの保存。クラウドストレージシステムはデータを保存し、複数の（認証された）ユーザーがそのデータにアクセスできるようにします。
データバックアップ　オンプレミスサーバーを持つ企業でも、クラウドをデータバックアップソリューションとして利用することができます。これにより、サーバーのクラッシュ、サイバー攻撃、自然災害などのイベントによってオンプレミスサーバーのがデータを失った場合でも、データを別の場所に安全に保管することができます。
ファイルのアーカイブ　ファイルアーカイブは、ファイルを最新版に置き換えるのではなく（Microsoft Wordなどのほとんどのシステムで「保存」を押すとそうなる）、ファイルのすべてのバージョンを保存します。各バージョンを保存することで、ファイルの履歴のすべてのバージョンに簡単にアクセスできるようになります。
編集中のファイルのバックアップ　停電、コンピュータの故障、サイバー攻撃、自然災害など、予期せぬ事態が起こる可能性は常にあり、自動的に保存されない場合、データの消失につながることがあります。オープンファイルバックアップは、開いている文書や作業中の文書もそのまま保存されます。
デバイス同期　従業員が使用するデバイスの数は増加の一途をたどっています。従業員は2019年では平均3台のデバイスを使用していましたが、2024年には平均4台のデバイスを使用するようになると言われています。デバイスの同期により、すべてのデバイスのデータが一元的に保存されます。これにより、同じドキュメントの複数のファイルを一度に作業する可能性を排除できます。
ファイルの安全性。ほとんどのクラウドシステムは、転送時（電子メールでの送信時など）と保存時の両方でファイルを暗号化します。一般的に、クラウドストレージ会社は256ビットのAES暗号を採用しており、256ビットのキーを使ってデータを暗号化・復号化するため、ブルートフォースアタックにほぼ耐性があります。
クラウドホスティング。企業は、ホスティング機能やメッセージングシステムを備えたクラウドストレージソリューションを選択することができる。例えば、マイクロソフトは、メールサービス「Microsoft Outlook」とメッセージングサービス「Microsoft Teams」を提供しています。

業界ごとのクラウドストレージにおける規制

多くの業界では、個人データの保存に関して、規制要件を満たす必要があります。(米国の例)

データ保存に関する以下の規制について考慮してください。

Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)　カード会員データを扱う企業は、PCI DSSを遵守する必要があります。これらの要件には、カード会員データの送信の暗号化、アクセス制御の厳密な管理、強力なパスワードポリシーの導入などのポリシーが含まれます。
医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）および電子保護医療情報（ePHI）　すべての医療関連企業（保険代理店などの第三者を含む）は、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）の電子保護医療情報（ePHI）保護に関する規制を遵守しなければなりません。組織は、個人を特定できる情報にアクセスする現実の脅威と予想される脅威から保護することが要求されます。
システム・組織統制（SOC）　金融業界の企業は、SOC（System and Organization Controls）を遵守する必要があります。SOCは公認会計士（CPA）のガイドラインとして機能しており、データ保存のアウトソーシングに関するコンプライアンス要件が詳細に規定されています。
連邦情報処理規格（FIPS）　すべての業界は、機密情報を送信するためのセキュリティ基準であるFIPSが定める暗号化要件に従うべきです。これは軍用レベルの暗号化を提供します。
企業は、定義されたデータ・セキュリティとコンピュータ・システム、および暗号化と復号化を遵守して初めてFIPSに準拠したことになります。企業は、厳格な評価プロセスを経て、FIPSの認証を受けることができます。

クラウドファイル共有・保存の長所と短所

どのようなシステムでもそうですが、クラウドファイル共有とストレージには長所と短所があります。以下の長所と短所を考慮した上で、自社に適したシステムかどうかを判断してください。

長所

災害リカバリー　洪水、火災、その他の自然災害は、コンピュータやハードディスクなどのバックアップストレージシステムを損傷したり、永久に破壊したりする可能性があります。このような損失は、企業にとって有害なものとなりえます。ある調査によると、自然災害によってデータを失った企業の50％が直ちに破産を申請しています。企業のデータをクラウドシステムに保管することで、このような事象によるデータ損失を回避することができます。
アクセスの向上　オフィス以外の場所で働く従業員は、オフィス内でアクセスできるのと同じレベルのファイル、フォルダー、コミュニケーション共有システムへのアクセスを必要とする場合があります。このような場合、リモートアクセスを利用することで、リモートワーカーもオフィス内の社員も、外出先からタスクをこなし、協働できます。
データ管理　複数の従業員が同じデジタルファイルを扱う場合、ミスが起こりやすくなります。クラウドストレージでは、ファイルはすべてひとつの場所に保存され、データはすべてのデバイス間で自動的に同期されます。これにより、全員が最新バージョンのファイルを使用できるようになります。
データ復旧　データ損失の67%は、ハードディスクのクラッシュやシステムの故障が原因です。クラウドストレージでは、これらの要因でデータが失われることはありません。
コスト効率　企業は、機器を購入し、導入し、維持しなければなりません。そのため、初期投資と専門知識が必要です。また、サーバーに問題が発生した場合、ダウンタイムにつながる可能性もあります。クラウドシステムはコストがかかりますが、多くの場合、そのコストはより管理しやすく、予測可能です。

短所

リソースと専門知識の不足　クラウドシステムを初めて利用する企業にとって、不足はつきものです。企業にとって最も重要な課題は、システムを導入するためのリソースの不足と、これらのシステムの使用方法に関する社内知識を持つ従業員の不足です。
クラウド支出の管理　例えば、不要なストレージを購入したり、支払った機能をすべて活用できていない場合、クラウド支出の30%が無駄になっていると推定されます。また56%の企業が、ソフトウェアライセンスのコストへの影響について知識が不足していると報告しています。これらの理由から80%以上の企業が、クラウドの支出を管理することを最大の課題として挙げています。
セキュリティの懸念　クラウドストレージシステムには、二段階認証やセキュアパスワードなどのセキュリティ機能が搭載されている場合があります。これらはデータの保護に役立ちますが、人為的なミスを防ぐことができるシステムではありません。74％の組織が、従業員がセキュリティルールを破ったために侵入された経験があります。さらに、73%の企業がフィッシング攻撃を受けた経験があります。これらの理由から、83％の企業はセキュリティが課題であると回答しています。
インターネット依存　クラウドベースのシステムには、アクセスするためにインターネット接続が必要です。従業員がインターネット接続に問題があったり、インターネットアクセスがダウンしている地域にいたりすると、生産性が低下する可能性があります。