WinZip – 企業内ファイル共有を簡単に実現する方法

WinZip – 企業内ファイル共有を簡単に実現する方法

ファイル共有は、チームメンバー間の協働を可能にし、ユーザーが業務に必要な情報にアクセスすることを可能にし、ビジネス運営に不可欠な要素です。しかし、適切な保護方法がない場合、安全でないファイル転送は、組織のデータの完全性を危険にさらす可能性があります。

個人情報、財務情報、健康情報などの機密データを扱う大企業にとって、データの保護に失敗すると、違反行為、罰金、整合性の喪失など、 ビジネスに深刻な結果を招く可能性があります。

情報漏えいの可能性は、金銭的にも、組織の評判を落とすという意味でも、大きな代償を伴う可能性があります。データ侵害の平均コストが最も高いのは、従業員数10,000~25,000人の企業で、2021年には550万ドル超に上るとされています。

この記事では、エンタープライズグレードのファイル共有サービスの重要性と、WinZip® Enterpriseのようなソリューションが、ファイルの共有場所や方法を問わず、包括的なデータ保護を提供する方法について説明します。

エンタープライズファイル共有とは

コンピュータに詳しいユーザーなら誰でも、電子メールにドキュメントを添付したり、パブリックフォルダにドキュメントをアップロードして共有することが簡単にできます。これらのプロセスは、ファイルを適切な受信者に届けるには馴染みがあり効果的ですが、重要なビジネス活動には十分なセキュリティではありません。

コンシューマーグレードのファイル共有プラットフォーム(例:個人のDropboxやGoogle Driveアカウント)は、企業のファイル共有ソリューションと同じレベルの保護を提供しません。

ほとんどの公開サーバーベースの転送サービスでは、ファイル転送プロトコル(FTP)を採用しています。このファイル共有方法は使いやすいのですが、その分、セキュリティ管理やファイル転送プロセスの可視化が不十分という代償を払うことになります。

例えば、FTP は暗号化を使用せず、平文のユーザー名とパスワードで転送の認証を行います。

一方、企業向けファイル共有ツールは、一般消費者向けにはない制御、セキュリティ、およびカスタマイズ機能を提供します。

企業向けファイル共有ツールには、通常、次のような機能があります。

  • 高度な暗号化機能:軍事レベルの連邦情報処理規格 FIPS140-2 および高度暗号化規格(AES)により、転送中および保存中のデータを保護します。
  • 医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律(HIPAA)、国防連邦調達規則補足文書(DFARS)、一般データ保護規則(GDPR)を含むコンプライアンス要件への準拠。
  • 主要なストレージプロバイダー、メッセージプラットフォーム、その他のサービスとの統合およびカスタマイズ可能なアクセス制御。
  • より高速で効率的な共有のためのファイル分割機能など、ファイル転送と処理の制御が強化されています。
  • 時間外バッチ転送、重複ファイル検出、監査ログ報告など、ワークフローを効率化する自動化タスク。
  • モバイルセキュリティのためのリモートワイプ機能。

ビジネスファイル共有のもう一つの特徴は、トラッキングです。ファイルを移動、編集、削除するたびに、その操作がシステムによって記録されます。この記録をもとに、誰がどこで文書を開いたかを正確に特定することができます。

万が一、内部犯行があった場合でも、時間とアクセスポイントを簡単に特定することができ、企業のコスト削減と損害の最小化につながる可能性があります。

企業内ファイル共有で機密データを安全に管理する方法とは

サイバー攻撃はもはや日常的なものとなっています。平均して、年間1,200件以上の情報漏えいが発生しています。膨大なデータを安全に管理し、移動させるために、多くの企業が企業内ファイル共有に注目しています。機密データは、規制対象データと非規制対象データの2つに大別されます。

規制対象データは、最も分かりやすいタイプの機密データです。社会保障番号、クレジットカード情報、保護された医療データなど、常に機密を保持しなければならない情報が含まれます。

しかし、規制対象外のデータは、額面上は機密データとは見えない文書やファイルに潜んでいる可能性があります。

例えば、顧客アンケートなどの文書には、保護しなければならない機密情報が含まれていることがあります。お客様が姓名のみを記入した場合、同姓同名の人が複数いる可能性があるため、そのままではお客様を特定できない可能性があります。しかし、電話番号、電子メール、住所などを記入すると、この情報は一気に機密性の高いものになります。

性別や生年月日などの詳細も、他の識別情報と組み合わされると、機密情報に分類される可能性があります。「ジョーダン・スミス」は匿名かもしれませんが、2001年1月1日生まれのジョーダン・スミスという女性というのは、非常に具体的で容易に特定できる個人なのです。このレベルの情報を含む文書は、堅牢なセキュリティ・ソリューションによって保護されなければなりません。

エンタープライズレベルの組織は、膨大な量の規制対象外データを収集したり、生成しています。例えば、以下のようなものがあります。

  • 知的財産
  • 営業秘密
  • 顧客リスト
  • 社内業務文書
  • データベース
  • 内部報告書
  • マーケティングおよび販売戦術
  • サプライヤー/ベンダーのリスト
  • 戦略文書

つまり、これらのデータを保護することなく共有することは、非常に危険なことなのです。

WinZip Enterpriseで安全なビジネスファイル共有を実現する

WinZip Enterpriseは、会社の全ユーザーのファイル共有プロセスを最初から最後まで保護します。わずか数ステップで、ファイルを暗号化し、アップロードし、任意の相手と共有することができます。

複数の関係者がファイルにアクセスする必要がある場合、通常、簡単にアクセスできるようにクラウドにホストされます。WinZip Enterpriseは、SharePoint、OneDrive、Dropboxなどの主要な企業レベルのクラウドストレージプロバイダと連携するように設定することが可能です。

2人の個人間で共有されるファイルは、電子メール、インスタントメッセージ、そしてソーシャルメディアを介して簡単に有効にすることができます。有効期限切れのリンクを使用して、ユーザーは Microsoft Teams、Slack、Google Hangouts、Twitter などのインスタントメッセージやソーシャルプラットフォームでファイルを共有することができます。

WinZip Enterpriseでは、電子メールによる安全なファイル共有はOutlookを介してのみ有効であり、ユーザーは承認されていない、潜在的に安全性の低い電子メールプラットフォームを介してファイルを送信できないことを保証します。

ドキュメントが共有され、更新され、再び共有されると、複数の古いコピーがシステム内に存在する傾向があります。WinZip Enterpriseは、重複ファイルを識別して削除し、冗長性を排除して、古い文書へのアクセスによって引き起こされる問題を防止します。

各ファイルのコピーをひとつしか維持しないことで、必要なストレージスペースを大幅に削減し、処理速度を向上させることもできます。

企業にとって、ファイル共有ソリューションはニーズに応じてカスタマイズし、拡張できることが重要です。ユーザーインターフェイスから自動バックアップ、現行システムとの連携まで、ファイル共有システムを特定の要件に合わせてつくることで、ダウンタイムと混乱を最小限に抑えることができます。これにより、生産性の低下を防ぐと同時に、ビジネスの継続性を維持することができます。

このため、WinZip Enterprise は情シス部門に不要な機能を無効化する機能を提供し、エンドユーザーの視界から隠し、不必要な混乱を排除します。また、IT管理者は、会社のニーズに適切に対応するために、ソリューションの規模を拡大または縮小することができます。

エンドユーザーにも多くの利点があります。WinZip Enterpriseのインターフェースは操作しやすく、導入速度を上げると同時に、フラストレーションやエラーを減らすことができます。

WinZipはFIPS 140-2やFIPS 197などの主要な標準に準拠したトップクラスのAES暗号化方式を採用しており、情報を安全に配信することができます。

暗号化されたファイルを削除するためのパスワード保護などの追加機能により、重要な情報が誤って、または悪意を持って消去されることを防ぎます。

WinZip Enterpriseは、迅速、簡単、かつ安全なビジネスファイル共有のための包括的なソリューションです。詳細については、無料の事前検証にお申し込みください。

この記事は、How to Easily Enable Enterprise File Sharing | October 22, 2021 を翻訳したものです。

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